Oleh Riva Tirta dan Indira Abidin
Organisasi tidak mungkin berada tanpa komunikasi. Apabila tidak ada komunikasi, para pegawai tidak dapat mengetahui apa yang dilakukan rekan sekerjanya, pimpinan tidak dapat menerima masukan informasi, dan para penyedia tidak dapat memberikan instruksi, koordinasi kerja tidak mungkin dilakukan, dan organisasi akan runtuh karena ketiadaan komunikasi. (Keith Davis dan John W. Newstrom, 1993). Demikian juga dalam hal event management. Pada dasarnya sebuah perusahaan dibangun dari berbagai event yang terjadi di dalam perusahaan. Kita bisa mengatakan, “Building a company one event at a time,” atau bahkan “Building a country one event at a time.”
Ada dua jenis komunikasi yang akan kita bahas dalam menciptakan event yang sukses yaitu komunikasi formal dan informal:
1. Komunikasi formal sangat struktural, berjalan melalui hirarki perusahaan, dan menunjukkan posisi seseorang dalam perusahaan atau posisi dalam struktur manajemen project, dalam hal event management. Komunikasi ini dijalankan dalam situasi formal atau resmi seperti pertemuan resmi, meeting pembahasan project, menggunakan bahasa yang baik dan benar. Komunikasi email pun seringkali bersifat formal dan menggunakan bahasa formal, terutama dalam konteks profesi.
2. Komunikasi informal tidak mempedulikan struktur, hirari atau bahkan posisi dalam perusahaan atau project management. Komunikasi ini dijalankan dalam situasi tidak resmi, menggunakan bahasa sehari-hari.
Dalam perusahaan-perusahaan Asia, komunikasi formal dianggap sangat sakral dan harus dijaga dengan baik. Setiap pemimpin harus dihormati dan diperlakukan secara formal. Namun dengan adanya berbagai perubahan dan dinamika dunia, hal ini harus dipertimbangkan oleh manajemen, terutama dalam konteks event management.
Pentingnya komunikasi informal
Ada beberapa hal mengapa komunikasi informal sangat penting dalam event management, antara lain:
1. Situasi yang santai.
Kondisi santai sangat dibutuhkan dalam membangun kreatifitas, yang tentu sangat dibutuhkan dalam setiap tahap event management, dari perencanaan, pelaksanaan sampai evaluasi. Komunikasi formal pada umumnya menciptakan kondisi kaku, tegang, tidak fleksibel dan bahkan penuh stress, sehingga tidak efektif dalam mendorong kreatifitas.
2. Melengkapi komunikasi formal.
Dalam berbagai kondisi komunikasi formal harus dilanjutkan dengan komunikasi informal karena tak semua hal dapat diselesaikan dengan komunikasi informal. Hal ini penting untuk menjaga keutuhan team kerja dalam pelaksanaan event. Komunikasi informal juga memberikan umpan balik yang berharga bagi pimpinan-pimpinan event, mengenai situasi emosi yang penting dalam menciptakan event yang sukses.
3. Cepat dan efisien
Komunikasi informal dapat langsung dilaksanakan tanpa harus menunggu komando atau pertemuan khusus. Anggota team dapat merasa lebih nyaman berbicara dengan para pimpinannya dan memberikan masukan berharga, termasuk dalam bentuk keluhan. Hubungan yang saling percaya dan saling mendukung dapat lebih cepat tercipta sehingga proses dapat berjalan lebih efisien dan solusi dapat lebih cepat didapatkan.
4. Situasi kerja yang lebih menyenangkan
Komunikasi informal dapat menciptakan situasi kerja yang lebih nyaman dan menyenangkan, mendorong spontanitas team, proses belajar dan transformasi ilmu serta kepakaran. Dalam jangka panjang komunikasi informal ini dapat mendorong pembangunan kompetensi yang lebih efektif dan cepat.
Mencermati berbagai aspek positif dari komunikasi informal, kita juga harus tetap menjaga aspek komunikasi formal untuk berjalan secara efektif dalam beberapa hal:
1. Tujuan, kebijakan dan prosedur
Pelaksanaan event membutuhkan kejelasan dan kecermatan dalam berbagai tahap. Tujuan harus jelas, kebijakan serta prosedur harus dengan tegas ditetapkan dan diberlakukan secara konsisten. Administrasi pelaksanaan event dan prosedur yang telah dijalankan sangat penting untuk dipatuhi secara utuh. Hal ini tak dapat dilakukan secara informal. Semua harus tercatat, terdokumentasi dengan baik, hitam atas putih. Template untuk perencanaan strategis, laporan perkembangan, jadwal, peretujuan pembelian, perubahan, dan berbagai hal lain harus benar-benar dilaksanakan mengikuti aturan SOP (Standard Operating Procedure) yang telah disusun sebelumnya, secara formal.
2. Struktur
Struktur pengelola event harus benar-benar jelas, dilengkapi dengan deskripsi tugas dari setiap anggota tim kerja, otoritas yang dimiliki dan dengan siapa mereka berhubungan. Makin jelas dan rinci hal ini diatur secara formal, makin baik dukungan yang diberikan oleh seluruh tim kerja. Hal ini juga memberikan rasa aman dan nyaman dalam berinteraksi dengan setiap anggota tim kerja lain.
3. Protokoler
Dalam pelakanaan event, aspek protokoler sangat penting untuk diperhatikan. Hal ini harus dikuasai dengan baik oleh seluruh anggota kelompok kerja sehingga tidak akan ada kesalahan dalam penempatan tempat duduk saat pertemuan dengan berbagai instansi, kelompok kerja, dan lain-lain. Semua hal yang terkait dengan protokoler berjalan pada setting yang sangat formal.
Pada intinya, bahasa dan komunikasi merupakan kebutuhan primer dalam event management. Anda perlu mengetahui dan membiasakan diri kapan Anda harus menggunakan bahasa formal dan bahasa non-formal. Karena cara Anda berkomunikasi akan berdampak pada kualitas event anda dan akhirnya keberhasilan organisasi secara keseluruhan. Seorang ahli pernah mengatakan “Salah komunikasi adalah awal dari segala permasalahan.”
Ilustrasi : http://www.customerserviceexperts.com/blog/bid/197304/3-Keys-to-Successful-Organizational-Communication
Leave a Reply